Åpenhetsloven

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger i Subaru Norge AS per 31.12.2023

Selskapet er importør av biler og reservedeler fra den japanske produsenten Subaru Corporation. Videre importeres utstyr fra en rekke ledende produsenter i Europa.

Selskapet er organisert som følger: Subaru organisasjonskart

Selskapets produkter selges via et antall forhandler plassert i hele Norge.

Selskapet har en utstrakt kommunikasjon med sine samarbeidspartnere (leverandører). Personer fra selskapets ledelse og nøkkelansatte har jevnlig kontakt med leverandørene gjennom møtevirksomhet og besøk i produksjonsanleggene.

Som et ledd i sikre at grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold opprettholdes blant samarbeidspartnerne vil det jevnlig bli gjennomført en kartlegging i henhold til ovennevnte forpliktelse. Det legges stor vekt på at selskapets samarbeidspartnere tilfredsstiller de krav som selskapet fremsetter i sine etiske retningslinjer /Code of Conduct.

Selskapet har i løpet av høsten 2023 innhentet opplysninger fra sine leverandører som et ledd i å avdekke negative konsekvenser og vurdere risiko for negative konsekvenser i sitt samarbeide.

Opplysningene som fremkommer i forbindelse med spørreundersøkelsen har ikke avdekket brudd på arbeidstageres rettigheter eller menneskerettigheter. Selskapet vil gjennomføre tilsvarende undersøkelser i 2024.

Subaru Norge AS

Torbjørn Lie

Daglig leder

Fra og med 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Formålet er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos forretningsforbindelser og i leverandørkjeder.

En vesentlig del av loven er å sikre allmenhetens tilgang på informasjon vedrørende disse forholdene og hvordan virksomheter håndterer dem. Sammen med andre tiltak, skal lovkravet bidra til Norges arbeid med å imøtekomme og etterleve FNs bærekraftsmål nr. 8 om anstendig arbeid og økonomisk vekst, samt mål nr. 12 om ansvarlig forbruk og produksjon.

Kjernen av loven innebærer plikten til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurderinger innebærer at virksomheter skal kartlegge mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til produksjon og leverandørkjeder, iverksette forbedringstiltak, følge opp og rapportere.

Aktsomhetsvurderinger – hva gjør Pongo AS.

Pongo AS er et mellomstort Norsk bilimportselskap med lang historie helt tilbake til 1940. Selskapet er i dag eid av Gill Gruppen AS med 51% og Sojitz Corporation (Japan) med 49 %.

Pongo AS har totalt 10 datterselskap og 55 ansatte. Konsernet omsatte i 2022 for 1,8 MMNOK

Datterselskapene Norwegian Mobility Group AS Subaru Norge AS er i henhold til de størrelseskriterier som er angitt i åpenhetsloven pliktig til å foreta aksomhetsvurderinger. Selskapene i Pongo-konsernet omfattes av gruppens grunnleggende prinsipper for forretningsetikk. Her gis retningslinjer for menneske- og arbeidstakerrettigheter som omfatter vårt arbeid i egen organisasjon og hos våre leverandører.

Retningslinjene er basert på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og beskriver hovedprinsippene for hvordan vi vil håndtere de menneske- og arbeidstakerrettighetene som er mest relevante for den daglige driften.

Hvorledes skal vi arbeide med aktsomhetsvurderinger

I dokumentet Compliance og samfunnsansvar er det beskrevet hvorledes Gruppens selskap skal jobbe. Her beskriver vi hvordan vi ønsker å gjennomføre aktsomhetsvurderinger og jobbe med forbedringstiltak både i egne virksomheter og i leverandørkjeden. Videre beskriver vi hvorledes vi forventer selskapet skal opptre for å kunne iverksette policyen på en god måte. Selskapet skal hvert år analysere risikoen for avvik fra policyen. I tillegg skal det sikres at arbeidet for å ivareta menneskerettigheter fortsetter.

Norwegian Mobility Group AS har 25 direkteleverandører og mange underleverandører. Subaru Norge AS har 18 direkteleverandører og mange underleverandører. Vi vil be om at alle direkteleverandører godkjenner den del av Code of Conduct som beskriver våre leverandørkrav knyttet til menneskerettigheter og andre tema innenfor bærekraft. Dette betyr at leverandøren forplikter seg til å utføre sin produksjon i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder knyttet til menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon. Vi vil overvåke leverandørene våre gjennom leverandørevalueringer og evt. tredjepartsrevisjoner.

Våre ti krav til forhold i leverandørkjeden knytter seg til følgene områder:

Menneskerettigheter

Prinsipp 1: Bedriften skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og

Prinsipp 2: påse at de ikke medvirker til krenkelser av menneskerettighetene.

Arbeid

Prinsipp 3: Bedriften skal holde organisasjonsfrihet i hevd og sikre at arbeidstakers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og

Prinsipp 4: avskaffe alle former for tvangsarbeid,

Prinsipp 5: sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og

Prinsipp 6: sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.

Miljø

Prinsipp 7: Bedriften skal støtte en føre-var-tilnærming til miljøutfordringer, og

Prinsipp 8: ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og

Prinsipp 9: oppmuntre til utvikling og bruk av anerkjent miljøteknologi.

Antikorrupsjon

Prinsipp 10: Bedriften skal bekjempe enhver form for korrupsjon, inkludert

utpressing og bestikkelser.

Spørsmål om hvorledes vi arbeider med Åpenhetsloven kan sendes til

Aapenhetsloven@gillgruppen.no

Etikk i Gill Gruppen

1. Innledning og formål

Dette dokumentet beskriver Gill Gruppen sine grunnleggende prinsipper for forretningsetikk. Disse etiske retningslinjer gjelder for alle selskap som inngår i gruppens to konsern, Gill Holding AS og Pongo AS (heretter benevnt som «Gill Gruppen» eller «konsernet»). Enhver som utfører arbeid på vegne av Gill Gruppen plikter å etterleve retningslinjene som kommer frem i dette dokumentet når de opptrer på vegne av konsernet.

Utover heltids- og deltidsansatte, omfatter disse prinsipper også styremedlemmer, vikarer, konsulenter, agenter, freelancere mm.

Konsernets ansatte er forpliktet til å sette seg inn i og overholde gruppens etiske retningslinjer.

Ved tvil om hvordan disse etiske retningslinjene skal forstås eller praktiseres, eller hvordan man skal forholde seg til en konkret situasjon, skal spørsmål forelegges nærmeste leder.

Konsernsjef er ansvarlig for vedlikehold av dette dokumentet.

2. Visjon og verdier

Gill Gruppens visjon:

• Mobilitet for fremtiden

Våre kjerneverdier:

• Enkel
  Det skal være enkelt å forholde seg til Gill Gruppen som organisasjon, så vel for samarbeidspartnere som kunder og medarbeider.
• Ansvarlig
  Gill Gruppen er en ansvarlig og etterrettelig organisasjon. Vi skal behandle samarbeidspartnere og kunder korrekt. Vi skal respektere gjeldende lover og regelverk
• Inkluderende
  Gill Gruppen er en inkluderende organisasjon som utviser respekt overfor andre medmennesker uavhengig av etnisitet, kjønn, trosretning eller seksualitet.
  Gill Gruppen skaper lagspillere som gjør hverandre gode i hverdagen.
• Ambisiøs
  Gill Gruppen er en innovativ og ambisiøs organisasjon som kontinuerlig søker forbedring og utvikling, til beste for eiere, medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder.

3. Gill Gruppens samfunnsansvar

Gill Gruppen er opptatt av å opptre etisk forsvarlig og sannferdig i alle forretningsmessige sammenhenger.

Gill Gruppen forplikter seg til å drive virksomheten i tråd med FN Global Compacts ti prinsipper om:

• Menneskerettigheter
  Prinsipp 1: Bedriften skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og
  Prinsipp 2: påse at de ikke medvirker til krenkelser av menneskerettighetene.
• Arbeid
  Prinsipp 3: Bedriften skal holde organisasjonsfrihet i hevd og sikre at arbeidstakers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og
  Prinsipp 4: avskaffe alle former for tvangsarbeid,
  Prinsipp 5: sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og
  Prinsipp 6: sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.
• Miljø
  Prinsipp 7: Bedriften skal støtte en føre-var-tilnærming til miljøutfordringer, og
  Prinsipp 8: ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og
  Prinsipp 9: oppmuntre til utvikling og bruk av anerkjent miljøteknologi.
• Antikorrupsjon
  Prinsipp 10: Bedriften skal bekjempe enhver form for korrupsjon, inkludert utpressing og bestikkelser.
  

Retningslinjene er ikke uttømmende. Utgangspunktet er at alle medarbeidere må utvise god dømmekraft og varsomhet i sitt arbeid for konsernet.

4. Bierverv og interessekonflikter

Ansatte i Gill Gruppen skal ikke være ansatt i, utføre arbeid for eller sitte i styret for en konkurrerende virksomhet, kunde, leverandør eller tilstøtende virksomhet. Alle bierverv og styreverv som kan ha relevans for den ansattes utøvelse av sitt virke i Gill Gruppen, eller andre forhold som er relevante for Gill Gruppen å ha kunnskap om, skal skriftlig klareres med nærmeste leder.

Ansatte i stillinger med påvirkningskraft overfor forretningsforbindelser skal fremlegge oversikt over egne verv og eierinteresser, samt opplyse om andre forhold som konsernet bør vite om. Dette skal registreres i konsernets ansattregister.

Ingen medarbeidere skal forberede eller ta del i forhandlinger med forretningsforbindelser dersom den ansatte eller noen av dennes nærstående (ektefelle/samboer, barn, foreldre, svigerfamilie etc.) eller personlige venner, har en økonomisk interesse eller annen interesse i virksomheten det forhandles med.

Dersom interessekonflikt skulle oppstå plikter medarbeideren på eget initiativ å varsle nærmeste leder.

5. Forhold til forretningsforbindelser

Medarbeidere i Gill Gruppen skal til enhver tid opptre profesjonelt overfor kunder, leverandører, konkurrenter og eventuelle andre samarbeidspartnere.

Leverandører skal behandles på en rettferdig og åpen måte. Medarbeidere i Gill Gruppen må ikke bruke sin stilling til å oppnå personlige fordeler hos leverandører. Alle innkjøp skal gjennomføres i tråd med konsernets retningslinjer for innkjøp.

I leverandøravtaler og andre avtaler med relevante forretningsforbindelser skal det inntas en klausul som forplikter avtaleparten å gjøre seg kjent med og etterleve Gill Gruppens etiske retningslinjer.

Konkurrenter skal behandles og omtales på en respektfull måte.

Det skal foreligge skriftlige avtaler med kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser. Ved avtaleinngåelser skal gjeldende fullmaktstruktur etterleves.

Alle betalinger skal skje via bankoverføring til den aktuelle kontraktsmotpart.

6. Gaver og representasjon

Gaver, representasjon og premiering fra Gill Gruppen

Det skal ikke gis tilbud om gaver, representasjon eller premiering til nåværende eller mulige fremtidige kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser uten at dette er godkjent av ledelsen i Gill Gruppen (definert som konsernsjef, medlem i konsernets ledergruppe eller de som disse bemyndiger).

Ledelsen avgjør om gaver, representasjon og premiering kan oppfattes som urimelig på bakgrunn av en konkret vurdering av verdi, relevans for mottaker og situasjonen ellers.

Representasjon skal ha en forretningsmessig begrunnelse og skal ikke overstige det som er vanlig bransjepraksis.

Gill Gruppen skal aldri tilby gaver eller representasjon i forkant av eller under en forhandlingssituasjon med den hensikt å påvirke en beslutningstaker, eller for å oppnå personlige fordeler.

Gaver og representasjon bør fortrinnsvis tilbys virksomheten som sådan og ikke konkrete enkeltpersoner.

Ved tilbud om gaver eller representasjon til forretningsforbindelser skal det påses at dette ikke bryter med dennes etiske retningslinjer. Gaver og representasjon fra Gill Gruppen skal uten ugrunnet opphold skriftlig rapporteres til nærmeste leder og den ansatte skal registrere gaven i Gill Gruppens gaveregister.

Utgangspunktet er at vi som konsern ikke skal tilby våre forbindelser ytelser som i verdi eller innhold avviker fra hva vi selv krever av våre forretningsforbindelser når det gjelder gaver og representasjon til oss – se neste punkt.

Gaver, representasjon og premiering fra forretningsforbindelser

Gaver, herunder tilbud om varer og tjenester til sterkt rabattert pris, fra nåværende eller potensielt fremtidige kunder, leverandører, sponsorer eller andre forretningsforbindelser skal ikke aksepteres dersom disse i løpet av ett år har en antatt samlet verdi over kr. 500 eller går utover vanlig akseptert bransjepraksis. Henviser også til skattereglenes bestemmelser om skatteplikt for «fordel vunnet ved arbeid».

Mottak av vareprøver og testprodukter skal overleveres nærmeste leder som bestemmer hvordan Gill Gruppen skal benytte seg av disse.

Dersom særskilte kulturelle forhold gjør at avslag kan virke fornærmende på giver kan gaven likevel mottas dersom den er i samsvar med lokalt akseptert skikk, og gaven overleveres til Gill Gruppen ved hjemkomst. Det skal likevel aldri mottas gaver i form av penger.

Tilbud om representasjon, herunder reiser, hotellopphold, restaurantbesøk, deltakelse på underholdningsarrangementer (f.eks. konserter og idrettsarrangementer), deltakelse på seminarer mv. skal alltid skriftlig godkjennes av nærmeste leder i forkant av deltakelse. Nærmeste leder avgjør om representasjonen kan oppfattes som urimelig på bakgrunn av en konkret vurdering av formål, form, innhold, verdi og relevans.

Dersom arrangementet vurderes å være av sosial karakter med begrenset faglig innhold, vil eventuell aksept til deltakelse være betinget av at den ansatte selv dekker reisekostnader til og fra arrangementet samt overnatting.

Dersom arrangementet vurderes å være av faglig karakter skal minimum reise- og overnattingskostnader dekkes av relevant enhet i Gill Gruppen.

Private utgifter skal ellers dekkes av vedkommende selv. Det er ikke anledning til å medbringe ledsagere på slike arrangementer, med mindre alle kostnadene for dette dekkes av den ansatte eller ledsageren selv.

Alle gaver/fordeler skal uten ugrunnet opphold skriftlig rapporteres til nærmeste leder.

Gill Gruppens regler om gaver, representasjon og premiering gjelder også for medarbeiderens nærstående.

7. Rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon

Offentlig informasjon om konsernet skal kun gis av konsernsjef eller den konsernsjef bemyndiger. Det skal alltid gis korrekt og etterrettelig informasjon, herunder rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon både internt og eksternt.

8. Lojalitetsplikt

Taushetsplikt

Alle som utfører arbeid på vegne av konsernet forplikter seg til ikke å bruke, åpenbare, utlevere eller på annen måte gjøre tilgjengelig for uvedkommende informasjon om data og bedriftshemmeligheter, personopplysninger eller bedrifts- eller forretningsmessig kunnskap de har fått kjennskap til i sitt arbeid i virksomheten.

Det skal vises aktsomhet i omtale av andre forhold man blir kjent med eller erfarer i arbeidet sitt.

Den enkelte skal gjøre seg kjent med lovbestemmelsene i straffelovens kapittel 21, samt markedsføringslovens § 28 og § 29. Brudd på disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar, oppsigelse eller avskjed.

Denne taushetsplikten gjelder etter opphør av ansettelsesforholdet eller oppdraget i henhold til lovene det er referert til.

9. Varsling og rapportering

Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten etter Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Konsernets ledelse oppfordrer ansatte til å varsle om eventuelle forhold og/eller hendelser hvor Gill Gruppens etiske regler eller øvrig regelverk ikke har blitt fulgt eller hvis det er mistanke om dette. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med Arbeidsmiljølovens bestemmelser er forbudt.

Medarbeidere plikter å varsle eller rapportere om forhold, feil eller mangler som kan føre til fare for liv eller helse. Det samme gjelder hvis man opplever eller oppdager at det forekommer noen som helst form for trakassering/diskriminering eller annen uønsket adferd.

Varsling eller rapportering kan gjøres til nærmeste leder.

10. Personlig opptreden

Bruk av bedriftens utstyr og eiendeler

Utstyr som konsernet har stilt til medarbeiderens disposisjon til bruk i arbeidet (f.eks. bil, telefon, PC osv.) kan benyttes i privat sammenheng så lenge dette ikke er til hinder for utøvelsen av den ansattes eller andres arbeidsoppgaver.

Eventuell personlig bruk av konsernets utstyr, lokaler eller øvrige eiendeler skal godkjennes skriftlig av ledelsen og skje innenfor skattelovens rammer.

Konsernets utstyr skal ikke benyttes til ulovlig nedlasting, strømming eller deling av materiale med opphavsrett eller annet ulovlig eller upassende materiale eller bilder, herunder pornografi.

Sosiale medier

Konsernet er positive til aktiv bruk av sosiale medier når dette er hensiktsmessig og har sammenheng med den ansattes arbeidsoppgaver. Bruk av sosiale medier til private formål skal ikke gå utover medarbeiderens arbeidsoppgaver.

Ved bruk av sosiale medier i forbindelse med arbeidsplassen skal personvernhensyn ivaretas. Det skal utvises aktsomhet ved publisering av bilder av personer eller andre personopplysninger.

Selv om man opptrer som privatperson på sosiale medier, må man være klar over at man likevel kan bli assosiert med sin arbeidsplass. Man må derfor unngå ytringer og handlinger som er i strid med konsernets retningslinjer eller som kan oppfattes negativt om konsernet, våre produkter eller våre konkurrenter. Tilsvarende gjelder om man laster ned eller deler innhold av ulovlig eller upassende materiale eller bilder.

Forhold til media

Konsernets retningslinjer for intern og ekstern kommunikasjon er styrende og skal sikre at selskapet til enhver tid fremstår helhetlig og med sammenfallende budskap.

Mediehenvendelser skal derfor koordineres og forankres der det er naturlig før våre svar gis til media.

Markedsavdelingen bistår gjerne i slike spørsmål.

Rus

Konsernet har nulltoleranse for bruk av berusende eller narkotiske stoffer på jobb. Konsernet oppfordrer sine ansatte til heller ikke benytte seg av narkotiske stoffer privat. Konsernet kan bistå dersom man ønsker støtte og hjelp med eventuelle rusproblemer.

Medarbeidere skal ikke under noen omstendigheter opptre beruset på jobb eller i andre sammenhenger med kunder og andre forretningsforbindelser.

Trakassering

Konsernet har nulltoleranse for trakassering, maktmisbruk og uønsket seksuell oppmerksomhet.

Det er etablerte rutiner og varslingskanaler for å avdekke og håndtere brudd på interne og eksterne regler, og ansatte som opplever eller oppdager slike forhold skal melde fra om dette.

Arbeidsplassen

Konsernet forplikter seg til å etterleve alle relevante arbeidsrettslige forpliktelser. Det skal ikke under noen omstendigheter - direkte eller indirekte - benyttes svart arbeidskraft, og alle former for sosial dumping skal aktivt motarbeides.

Konsernet skal være en inkluderende arbeidsplass, og ingen form for trakassering, maktmisbruk og diskriminering på bakgrunn av rase, kjønn, alder, religion, legning mm. aksepteres.

Konsernet skal ha en aktiv miljøprofil, og etterleve alle relevante krav og plikter som knytter seg til miljøvernlovgivning.

Styring og kontroll

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å etterleve konsernets policyer, retningslinjer og etablerte rutiner for styring og kontroll.

Sanksjoner

Opptreden i strid med de etiske retningslinjene vil bli fulgt opp av konsernet og kan få arbeidsrettslige konsekvenser for den ansatte, herunder muntlige eller skriftlige advarsler, oppsigelse eller avskjed.

Alle former for økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon og påvirkningshandel, og andre lovbrudd vil bli politianmeldt og kan få strafferettslige konsekvenser for den ansatte.

Code of Conduct – Pongo

Policy for compliance og samfunnsansvar

Formål

Med bakgrunn i vår visjon og våre kjerneverdier tar Pongo et helhetlig ansvar for samfunnet rundt oss, andre mennesker og miljøet.

I Pongo jobber vi for å oppnå lønnsomhet på en måte som er i samsvar med grunnleggende etiske verdier og med respekt for mennesker, miljøet og samfunnet rundt oss.

Vi skaper tillitt gjennom vår integritet. Vi fokuserer på å til enhver tid fatte de riktige beslutningene og gi beskjed hvis noe ikke oppfyller våre høye krav.

Denne policy gir overordnede rammer for hvordan Pongo skal jobbe med compliance og utøve sitt samfunnsansvar, samt hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for tilhørende tiltak.

Blant annet følgende lover og retningslinjer legges til grunn:

• Straffelovens bestemmelser om økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon
• Konkurranseloven
• Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling samt diskriminering, trakassering mv.
• Personopplysningsloven
• Forskrift om informasjons- og påseplikt etter allmenngjøringsloven
• Konsernets etiske retningslinjer
• UN Global Compact

Brudd på andre lover og retningslinjer i egen, konsernets eller andres vinnings hensikt vil under enhver omstendighet være dekket av policy for compliance og samfunnsansvar. Policyen skal bidra til å forebygge slike hendelser og sikre at eventuelle hendelser blir håndtert i tråd med denne policy og øvrige relevante retningslinjer.

Code of Conduct publiseres årlig. Dette dokumentet gjelder fra 1.januar 2022

Hvem gjelder Code of Conduct for?

Policyen gjelder for alle fast ansatte, deltidsansatte eller midlertidig ansatte i samtlige selskap som inngår i konsernet Pongo AS herunder hel- og deleide datterselskaper og selskapene betegnes heretter som "Pongo ". Den gjelder også for styret i de respektive selskap.

Å jobbe i Pongo skal både være attraktivt og "gøy", samtidig som det skal være krevende. Vi skal føle stolthet for arbeidsplassen og utvise respekt for våre kolleger.

Vi har utarbeidet et sett med kjerneverdier som skal bygge oppunder vår organisasjon og være en rettesnor for hvorledes Pongo skal oppfattes.

Våre kjerneverdier

• Enkel
  Det skal være enkelt å forholde seg til Pongo som organisasjon, så vel for samarbeidspartnere som kunder og medarbeider.
• Ansvarlig
  Pongo er en ansvarlig og etterrettelig organisasjon. Vi skal behandle samarbeidspartnere og kunder korrekt. Vi skal respektere gjeldende lover og regelverk
• Inkluderende
  Pongo er en inkluderende organisasjon som utviser respekt overfor andre medmennesker uavhengig av etnisitet, kjønn, trosretning eller seksualitet.
  Pongo skaper lagspillere som gjør hverandre gode i hverdagen.
• Ambisiøs
  Pongo er en innovativ og ambisiøs organisasjon som kontinuerlig søker forbedring og utvikling, til beste for eiere, medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder.

Definisjoner

Konsernet

Konsernet Pongo AS herunder hel- og deleide datterselskaper og selskapene betegnes heretter som "Pongo ".

Compliance

Samsvar/etterlevelse av lover, regler og interne retningslinjer.

Samfunnsansvar

Integrasjon av sosiale, lovmessige, etiske og miljømessige hensyn i den daglige drift og i forhold til interessenter. Dekker hva man gjør i tillegg til og utover å overholde eksisterende lover og regler.

Overordnede føringer og prinsipper

Etterlevelse av lover, regler og reguleringer

Pongo har nulltoleranse overfor brudd på lover og retningslinjer, herunder korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet. Eventuelle mistanker om brudd på lover og retningslinjer vil håndteres i tråd med konsernets retningslinjer for gjennomføring av undersøkelser. Dersom det avdekkes forhold som gir grunnlag for anmeldelse og/eller selvrapportering til relevante myndigheter, skal anmeldelse eller selvrapportering gjennomføres.

Kort om risikobildet

Pongo er en salgsorganisasjon og opererer i en kapitalintensiv bransje.

Konsernet selger biler og tjenester til både privatkunder og private og offentlige virksomheter, og har stor grad av interaksjon med potensielle kunder, leverandører mv.

Pongos policy for compliance og samfunnsansvar skal ivareta konsernets særegenhet og skal være tilpasset risikobildet. Det er Pongos vurdering at nærværende policy for compliance og samfunnsansvar er tilstrekkelig og forholdsmessig for å redusere risiko for manglende compliance i Pongo.

Pongo og viktige interessenters forventninger

Pongo har definerte mål og verdier som legger føringer for konsernets forretningsdrift og policy for compliance og samfunnsansvar. Pongos eiere, myndigheter, offentlige og private kunder samt bilprodusentene er særlig viktige interessenter for Pongo og vil ha klare forventninger til Pongos forretningsdrift. Tilsvarende har Pongo klare forventninger til sine forretningsforbindelsers forretningsdrift og policy for compliance og samfunnsansvar.

Kontrollmiljø

Konsernets ledelse er opptatt av at det er en høy etisk standard i all forretningsdrift.

Ledelsens fokus på å forebygge, avdekke og håndtere eventuelle brudd på lover og retningslinjer skal være synlig for både medarbeidere og eksterne. Dette synliggjøres gjennom etiske retningslinjer, varslingskanal, og konsernets belønningssystemer.

Pongo har definert klare roller og ansvarsforhold for å sikre etterlevelse av lover og retningslinjer.

Etiske retningslinjer

Pongo skal ha etiske retningslinjer for blant annet å forebygge korrupsjon. De etiske retningslinjene skal inngå i den obligatoriske opplæringen for alle medarbeidere. Retningslinjene skal være tilgjengeliggjort for eksterne via Pongos internettside. Konsernets etiske retningslinjer skal vedlegges alle leverandørkontrakter.

Varslingskanal

Pongo skal oppfordre medarbeidere til å si ifra om eventuelle kritikkverdige forhold til ledelsen. Det skal være etablert både intern og ekstern varslingskanal der medarbeidere og utenforstående kan henvende seg med bekymringer eller mistanker om brudd på lover og retningslinjer og/eller andre kritikkverdige forhold. Det skal også være tilrettelagt for anonym varsling. Pongo skal ha retningslinjer for mottak og håndtering av innkomne varsler.

Ved varsling eller ved andre indikasjoner på brudd på lover og retningslinjer skal dette undersøkes i tråd med Pongos retningslinjer for undersøkelser, herunder retningslinjer for innsyn i e-post mv.

Belønningssystemer

Pongos belønningssystemer skal ikke bidra til å øke risikoen for brudd på lover og retningslinjer. Etterlevelse av policy for compliance og samfunnsansvar, lover og retningslinjer skal ilegges vekt ved evalueringer, forfremmelser mv.

Etterlevelse av Pongos etiske retningslinjer og arbeidsreglement skal være et vilkår for ansettelse i Pongo, og brudd på disse skal gi Pongo rett til å iverksette disiplinære tiltak, herunder oppsigelse og avskjed. Disiplinære tiltak skal håndheves konsistent i hele konsernet, uavhengig av tittel og funksjon.

Risikovurderinger

Kartlegging og vurdering av compliance-risiko skal inngå i Pongos risikostyring.

Kontrolltiltak

Kontrolltiltak skal være basert på risiko og sammenhengen mellom risiko og kontrolltiltak. Dette skal være dokumentert i et risikoregister. Følgende viktige kontrolltiltak skal eksistere:

Finansielle kontrolltiltak

Internkontrollen skal bestå bl.a. av fullmakter, arbeidsdeling, økonomireglement, kontrollerfunksjon og rutiner for periode- og årsavslutning. Fullmaktsstruktur skal beskrive anvisnings- og attestasjonsfullmakter, samt beslutningsmyndighet knyttet til innkjøp, godkjennelse av fakturaer og investeringsbeslutninger.

Ikke-finansielle kontrolltiltak

Det skal være etablert ikke-finansielle kontrolltiltak, blant annet skriftlig prosedyre for gjennomføring av bakgrunnssjekk av leverandører og ved rekruttering. Gjennomføring av bakgrunnssjekk skal være basert på en risikovurdering. Kurs og opplæring skal være en viktig del av ikke-finansielle kontrolltiltak. Dette er nærmere beskrevet i eget avsnitt.

Samfunnsansvar

• Alle transaksjoner og tiltak som gjøres skal tåle dagens lys.
• Samfunnsansvar skal være en integrert og kontinuerlig del av konsernets forretningsdrift.
• Pongo skal drive sin virksomhet i overensstemmelse med de internasjonale retningslinjer som stilles gjennom for eksempel drift knyttet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjonsbekjempelse.
• Ved inngåelse av avtaler og transaksjoner i konsernets virksomheter skal samfunnsansvarlige prinsipper legges til grunn, og være i overensstemmelse med denne policyen.
• Konsernets virksomheter skal kreve at leverandører, samarbeidspartnere og andre interessenter kan dokumentere at de driver sin virksomhet i overensstemmelse med samfunnsansvarlige prinsipper.
• Leverandører/samarbeidspartnere skal på forespørsel kunne avgi samsvarserklæring for sin virksomhets oppfyllelse av lovverk, forskrifter, ansattes faglige og sosiale rettigheter samt Pongo sine Etiske retningslinjer, og gi Pongo adgang til å gjennomgå og verifisere dette.

Informasjon og kommunikasjon

Kommunikasjon skal i utgangspunktet følge retningslinjer gitt i konsernets policy for intern og ekstern kommunikasjon.

Opplæring

Alle medarbeidere skal gjennomgå obligatorisk opplæring som omhandler temaer som varsling, etiske retningslinjer og økonomisk kriminalitet. I tillegg skal det, basert på en risikovurdering, gis ytterligere opplæring til enkelte medarbeidere, blant annet innkjøpere, selgere mv.

Hele konsernet skal ta læring av eventuelle hendelser gjennom kunnskapsdeling.

Kommunikasjon

Konsernets etiske retningslinjer og konsernets policy for compliance og samfunnsansvar skal være tilgjengelig på konsernets intranett og Internett. Dokumentene skal være tilgjengelig på norsk og engelsk.

Søkelys på risiko for økonomisk kriminalitet og forebygging av dette, herunder toppledelsens fokus, skal kommuniseres tydelig både internt og eksternt.

Alle hendelser knyttet til brudd på lover og retningslinjer skal rapporteres via konsernets varslingskanal eller til nærmeste leder. Nærmeste leder er ansvarlig for å rapportere dette videre til konsernledelsen som registrerer alle relevante hendelser for å sikre kunnskapsdeling, læring og at hendelser som inntreffer blir tatt hensyn til ved oppdatering av risikovurderinger. Hendelser skal regelmessig rapportere forhold til styret i de respektive selskap.

Ansvar og myndighet

Roller

Styret i Gill Support (Pongo)

Ansvar og myndighet

• Påse at konsernet har relevant policy for compliance og samfunnsansvar.
• Påse at Pongo med datterselskaper til enhver tid har et effektivt system for compliance.
• Påse at tilstrekkelige ressurser er allokert til konsernets compliance-arbeid.
• Påse at konsernet har overordnede rammer, regler og styringsprinsipper for arbeidet med Compliance og Samfunnsansvar.

Rolle

Konsernsjef

Ansvar og myndighet

• Overordnede ansvar for implementeringen av denne policyen.
• Sørge for at ansvars- og myndighetsforhold for relevante roller knyttet til denne policyen er tildelt og kommunisert innenfor sitt ansvarsområde i konsernet.
• Fremme endringer i policyen ovenfor styret.

Rolle

CFO og Daglig leder i respektiv forr. Enhet.

Ansvar og myndighet

• Ansvarlig for at operativ ledelse etterlever denne policyen.
• Påse at compliance i eget virksomhetsområde er etablert, dokumentert, gjennomført og fulgt opp på ensystematisk og hensiktsmessig måte.

Rolle

Daglig leder (operativ leder) for forhandlerlokasjon

Ansvar og myndighet

• Ansvarlig for at policyen etterleves og at medarbeider blir gjort kjent med den.
• Ansvarlig for å iverksette tilstrekkelige kontroller og andre risikoreduserende tiltak i egen avdeling for å sikre målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler.

Rolle

Alle medarbeidere

Ansvar og myndighet

• Sette seg inn i og etterleve denne policyen og etisk retningslinjer.
• Kontakte nærmeste leder eller varsle i tråd med konsernets varslingsrutiner ved mistanke om brudd på lover og retningslinjer

Eierskap og implementering

Konsernsjef i Pongo er eier av denne policy og er ansvarlig for utforming og implementering og for at dette til enhver tid er oppdatert.

Policyen er gyldig fra tidspunktet den er godkjent av styret i Pongo.